Aplikace pro správu vozových parků šetří čas i peníze

Pod pojmem Fleet Management System se může skrývat leccos, jednoznačná definice pro něj neexistuje. S přihlédnutím k jednoduchému překladu do češtiny, tedy systému pro správu flotily, je ale možné vyvodit, že se tak jako tak jedná o řešení z oblasti informačních technologií pro použití v automobilovém průmyslu. V širším pojetí jde o všechny činnosti související s pořízením, správou, údržbou, obnovou a odpisem vozidel ve vozových parcích, k tomu lze ještě doplnit také informace o zaměstnancích, uživatelích, pojištění, servisních úkonech a podobně. Pokud jsou vnitřní procesy v organizaci nastaveny moderním směrem, uvedené činnosti hlídá a spravuje specializovaná aplikace či agenda.

Co je možné očekávat
Automobilka Toyota kdysi razila heslo „nic není nemožné“. Pokud jde o softwarová řešení, dá se říci, že to platí bezezbytku i pro aplikace pro správu fleetů. Ať už se jedná o nákup, třeba i na splátky, servis, opravy, výměnu pneumatik, obyčejné tankování s evidencí faktur, případně management lidských zdrojů, vše je možné vést a spravovat v elektronické formě. A v kombinaci s patřičným hardwarovým vybavením lze dosáhnout i dalších výhod – počínaje sledováním pozice toho kterého auta, přes dálkovou navigaci, konče u automatické elektronické knihy jízd. Obecně se od každého řešení očekává, že přinese vyšší efektivitu a sníží budoucí náklady.

Jak na to
Pokud jde o softwarové řešení problematiky Fleet Managementu, existují, podobně jako v celé IT oblasti, dvě základní cesty. První z nich jsou řešení standardizovaná, která je možné nasadit univerzálně ve stejné podobě u kohokoliv. Druhou možností jsou řešení pro konkrétního zákazníka přesně podle jeho specifikací, takříkajíc „na míru“.
Jsou-li vozidla chápána jako jeden ze zdrojů v rámci organizace, je naprosto logické začlenit je do podnikového ERP systému. Ale i při vyčlenění stojí za úvahu, zda například neautomatizovat proces knihy jízd pomocí napojení vozu na systém GPS a přenosů paketů přes mobilní sítě do centrálního systému (namísto ručního zadávání údajů o pohybu). I do automatizované trasy lze následně vkládat například informace o tankování, a to i prostřednictvím importu z tankovacích karet. Jen je nutné mít aplikaci, která to umožňuje. Jakou cestou při výběru řešení se ale vydat?
Výhody hotového systému jsou kratší doba implementace a zpravidla nižší nároky a investice do spuštění. Může se jednat jak o specializované aplikace (dokonce i ve webovém rozhraní), tak například o moduly korporátních ERP systémů. Proti obvykle hovoří menší flexibilita vůči konkrétní organizaci, kde je systém nasazován. Tato varianta je vhodná, pokud v organizaci neexistují nějaká specifika. Přesto nelze říci, že by byly programy omezeny po funkční stránce – existují například komplexní systémy pro online řízení vozového parku, které umí zobrazovat aktuální pozice vozidel, historii dat, dokážou obousměrně komunikovat, sledovat aktivitu vozidla, vedou seznam servisních prohlídek nebo sledují výkon vozového parku.
Na druhém pólu se nacházejí řešení, která připraví IT specialisté podle přesných specifikací zadavatele. Je už pak přitom de facto jedno, zda jde o specializovaný modul do ERP systému, nebo samostatnou aplikaci (která s největší pravděpodobností bude na podnikový ERP napojena). Výhoda je zřejmá – systém umí přesně to, co od něj zadavatel chce. A co neumí teď, dá se kdykoliv doprogramovat. A nevýhoda? Zatímco hotová řešení se dají implementovat za částku do desetitisíců, zakázková obvykle stojí o řád i dva více. Samozřejmě je třeba brát v potaz organizaci, která projekt zadává.
Existuje i cesta někde na pomezí, je ale složitá a vyžaduje hledání. Téměř vždy končí u výměny dosavadního systému za nový. Je totiž z technického hlediska samozřejmě možné upravit i stávající podnikové systémy, ale logickým předpokladem je se s touto úpravou obrátit na původního dodavatele. Ten může, ale nemusí klientovi vyjít vstříc. Na trhu jsou však i společnosti, které naopak staví na dodávkách svého standardizovaného řešení, ale zároveň předpokládají jeho modifikace pro konkrétního zákazníka. Cena těchto aplikací a jejich implementací se ale blíží spíše plně zakázkovému řešení. Přesto má své výhody. Tou nejvýraznější je osvědčené know-how – aplikaci není nutné vymyslet, jen adaptovat na specifické podmínky.
Pro uvedené druhé, respektive třetí východisko se rozhoduje stále více organizací. Nahrává mu přetrvávající světová hospodářská krize a nutnost firem zvažovat všechny vynaložené náklady. Výsledné úspory zakázkového nebo na míru doladěného systému totiž mohou hravě zvítězit nad vyššími vstupními investicemi. Kromě toho je to způsob, jak propojit stávající funkční systémy, například prostřednictvím exportu a importu dat z jedné aplikace do druhé (prakticky si pod tímto lze představit například import ze systému palivových karet nebo účetního softwaru).

Kniha jízd jako základ
Dosud nejvíce rozšířeným softwarem, na který bylo v tom nebo onom podniku navázáno více či méně funkcí, byla elektronická kniha jízd, která se zpracovávala buď manuálním vkládáním dat nebo jejich importem (ať už dodatečným nebo online přenosem z GPS modulů ve vozidlech). Jelikož ale Senát Parlamentu ČR na svém zasedání 23. července letošního roku schválil pozměňovací návrh zákona o správě daní a poplatků, který ruší povinnost podnikatelů vést knihu jízd pro evidenci výdajů spojených s cestami služebním automobilem, vyvstává otázka, co dál.
Její zodpovězení přímo plyne z míry dalších prvků, které jsou v rámci organizace na tuto aplikaci navázány, a také do jaké míry je kniha jízd využita pro interní potřeby. Evidovat trasy vozidel, rozlišovat mezi služebními a soukromými cestami, přehled nákladů na palivo, to jsou údaje, které mnohdy zůstanou relevantní, i když je již nebude povinné zaznamenávat z legislativních důvodů. Na okraj je ale dobré zmínit, co zrušení knihy jízd znamená – namísto dosavadního vedení evidence služebních jízd si podnikatelé budou moci nově započítat do nákladů paušální odpočet 5 000 Kč měsíčně za jedno služební auto. Tento odpočet bude možné uplatnit na maximálně tři firemní automobily a velkých flotil se tedy nedotkne.

Co dál
Jak už bylo zmíněno v úvodu článku, možnosti jsou v IT oblasti neomezené a systémy pro správu autoparků tak hranice znají pouze v potřebách jejich manažerů. Pomineme-li knihu jízd, je možné od aplikace pro Fleet Management očekávat například evidenci karet vozidel, typů vozidel, druhů pneumatik či paliv, karet řidičů, výkonů vozidel, archiv výměn a servisních úkonů, čerpání pohonných hmot, nehod nebo oprav. Mezi všemi těmito údaji je možné navolit libovolné vazby a ve výsledku tak získat kompletní přehled o voze. Ve správně nastaveném systému lze například podle SPZ vyhledat konkrétní automobil a zobrazit, jaké je na něj možné pneumatiky použít, jaké na něm aktuálně jsou namontovány (včetně výrobních čísel), kdy byly vyměněny, kdo má oprávnění s autem jezdit, zda bylo havarováno, jaké na něm byly provedeny servisní úkony a jaké jej čekají. Mezi jednotlivými řidiči lze porovnat třeba jejich spotřebu či dobu jízdy v určitém období. Je-li součástí aplikace také účetní agenda, je možné do ní zahrnout například odpisy, technické zhodnocení karet majetku, fakturaci za služby jako tankování a servis a podobně. Samozřejmostí jsou také statistiky, grafy a souhrny, ať už jde třeba o průměrný počet ujetých kilometrů na jeden automobil nebo podíl využití auta v kalendářním období. Všechny tyto nástroje různým způsobem pomáhají k vyšší efektivitě při správě vozového parku.

Aplikace v praxi
Přestože je nasnadě, že se v dnešním světě už jen málokterá organizace s větší flotilou obejde bez specializovaného softwarového řešení, většina firem úzkostlivě střeží detaily svých programů. O některé podrobnosti se ale podělil Petr Kosmák, Director of Sales and Marketing Sixt Czech Republic ze společnosti Sixt, která nabízí například zápůjčky vozů nebo operativní leasing.