Firmy by měly detailně prozkoumat jejich potřeby pronájmu vozů, aby si mohly s různými poskytovateli vyjednat tu nejvýhodnější smlouvu. Mimo hlavní aspekt, za který lze považovat například sazbu za denní pronájem automobilu, doporučuje společnost Enterprise byznysmenům, aby se zaměřili i na ostatní klíčové oblasti:
• průzkumu, kde se nacházejí vaši zaměstnanci, dodavatelé a zákazníci za účelem zjištění, kde se budou firemní vozidla nejvíce hodit. Podle toho zkontrolujte, zda-li má poskytovatel v blízkosti některého z těchto míst svoji pobočku
• přesně si zjistit poplatky za dodání vozidla - v některých smlouvách je uvedeno omezení na určitý okruh kilometrů. Pokud jste od pobočky dál než je tento rádius, firma vám pravděpodobně naúčtuje příplatek navíc
• jak poskytovatel přistupuje k případnému poškození vozu; jak zvládne uspokojit vaši poptávku po velkém počtu vozů nebo objednávku na poslední chvíli
• skutečně potřebujete vůz na celý den? Celá řada obchodníků a vládních organizací v současnosti využívá nabídek spolujízdy, založených na hodinových sazbách s menšími vozidly, což snižuje náklady především na krátké vzdálenosti. Určitým skupinám zaměstnanců se ale spíše vyplatí smlouva na měsíc nebo i na delší časové období. Detailní zhodnocení požadavků na firemní vozidla dovolí správcům vozových parků získat za stejnou sumu efektivnější využití různých možností pronájmu vozidla.
Rob Ingram dále dodává: "Pronájem vozu se stává stále složitějším, přesto všechno ale zájem o tuto službu roste. Vzrůstající poptávku se daří uspokojit díky novým službám a možnostem v té oblasti."
Jsou zde autopůjčovny, které se specializují pouze na dlouhodobé pronájmy celých firemních flotil, některé upřednostňují krátkodobé pronájmy jednotlivcům a část jich poskytuje i operativní leasing s kompletní správou vozového parku. Většina z nich ale nabízí všechny zmíněné druhy pronájmu.
Krátkodobý pronájem je vhodný pro jednotlivce, ať už obchodníky, nebo turisty či rodiny. Omezuje ho minimální a maximální doba výpůjčky (min. 10 - 12 hodin, max. 2 měsíce). Cena půjčovného úměrně klesá s délkou výpůjční lhůty. Nejlevnější půjčovny nabízejí například Fabii v základní výbavě s motorem 1.2 za 700 Kč/den. V případě týdenního pronájmu klesá denní sazba o desítky procent.
Za dlouhodobý pronájem lze považovat vypůjčení vozu na dobu delší než 2 měsíce. Tohoto druhu pronájmu využívají společnosti se zahraničním kapitálem, jež zapůjčují auta pro své manažery pracující v ČR. Zásadní výhodou jsou velmi zajímavé ceny a řada exkluzivních benefitů ze strany půjčovny.
Operativní leasing a kompletní správu vozového parku poskytuje řada půjčoven jako doplňkovou službu. Jedná se většinou o dlouhodobý pronájem vozu na jeden až tři roky. Po uplynutí doby pronájmu zůstává vůz ve vlastnictví autopůjčovny a klient (firma) většinou pokračuje v leasingu s novým vozem. Tuto služby využívají hlavně firmy, které se nechtějí zabývat správou, údržbou a dalšími záležitostmi okolo vozu.
Společnosti poskytující pronájem automobilů by měly být schopny reagovat na různé požadavky zákazníků, ať už prostřednictvím nových technologií, produktů, nebo hustší sítě svých poboček.