Jak mít náklady na vozidla pod dohledem?

Koncept TCO, jehož název je zkratka složená z počátečních písmen anglického názvu Total cost of ownership (celkové náklady na vlastnictví), je podpůrným rozhodovacím nástrojem managementu firmy. V případě vozového parku jde o model sledování celkových nákladů na vlastnictví s vyčíslením veškerých nákladů souvisejících jak s pořízením, tak s následným provozem. „Jedná se o jednoduchý koncept, ovšem se silnou vypovídající hodnotou. Model je využívaný pro sledování nákladů vynaložených na movité věci nebo služby, na vyhodnocování a porovnávání různých způsobů obstarání, jako controllingová základna pro optimalizační iniciativy a podobně,“ uvádí Martin Paulina, konzultant společnosti Accenture.

Struktura nákladů

Samotné rozklíčování výše jednotlivých nákladů dokáže i nepřímo ukázat, kde lze úspory nejen hledat, ale také opravdu najít. Pokud se podíváme na modelový příkladt složení konkrétních TCO u Škody Octavia, rozložení nákladů jde do osmi hlavních oblastí: náklady na vozidlo, pojištění, daně a poplatky, údržba a opravy, pneumatiky, pohonné hmoty, ostatní náklady a administrativa. Jak se shodují experti na problematiku fleet managementu, mezi klíčové nákladové položky při správě vozového parku patří podle druhu pořízení odpisy nebo leasingové platby. „V případě, že společnost vozidla sama nakupuje, jsou to odpisy. Pokud společnost využívá leasing je to částka leasingové platby, obvykle nazývaná financování, která je rozdílem nákupní a odprodejní ceny vozidla zvýšené o úroky a marži,“ říká Martin Paulina. Výrazně se na celkových TCO podílí pokles zůstatkové hodnoty vozidla. „Zůstatková hodnota u operativního leasingu je jeden ze vstupních faktorů do výpočtu leasingové splátky, tedy části financování. Pokud bychom uvažovali dva stejné automobily leasované na stejnou dobu, ale jedno vozidlo by mělo roční kalkulovaný projezd 15000 km a druhé 20000 km, rozdíl by se logicky projevil také právě u zůstatkové hodnoty. Vyšší zůstatková hodnota by se pak projevila v nižších splátkách a tedy i nižším TCO,“ uvádí Paulina. U zůstatkové hodnoty ovšem pozor na její realistické nastavení. Některé společnosti totiž rády zůstatkovou cenu na začátku leasingové kalkulace nastavují výše, aby klienty nalákali na nižší splátky, které si pak mohou kompenzovat například zvýšenými poplatky za nadměrné opotřebené vozu, což zvyšuje TCO v posledním roce užívání vozu. „V dalším případě, kdy společnost vozidlo financuje sama a rozhodne se ho prodat, musíme zůstatkovou hodnotu interpretovat dvěma způsoby. Nejdříve jako hodnotu, za kterou se vozidlo odprodá a dale jako účetní zůstatkovou hodnotu - tedy rozdíl pořizovací hodnoty a oprávek. V prvním případě se pak z hlediska TCO jedna o výnos a tedy čím je vyšší, tím je nižší TCO. V druhém případě se jedná o jednorázový náklad při prodeji vozidla, který má na TCO negativní vliv,“ dodává Martin Paulina z Accenture. V neposlední řadě má na skladbě výsledných TCO zásadní vliv položka pohonné hmoty. Rozkolísané a v poslední době opět výrazně rostoucí ceny a obavy dalšího vývoje přidělávají vrásky nejednomu nákladovému manažeru. Stěžejním nákladem na vlastnictví vozidla je také údržba a opravy, včetně pneumatik. I tady lze díky vhodným opatřením nalézt nemalé úspory.

Kde hledat úspory?

Efektivní optimalizace nákladů na provoz fleetu lze dosáhnout hned několika způsoby. „Klíčový je výběr vozidla, aby maximálně vyhovovalo účelu jeho využití, přístup řidiče k jeho provozování a samozřejmě také výběr dodavatelů služeb,“ radí Michal Krátký, jednatel společnosti AZ Mobility. Pokud při výběru vozidla zohledníme, v jakých podmínkách bude provozováno (městský nebo dálniční provoz, předpokládaný počet najetých kilometrů a tedy výběr vhodné motorizace) a k jakému bude sloužit účelu (převoz pouze osob, převoz materiálu apod., tedy výběr typu karoserie, vnitřního vybavení), snížíme riziko zvýšené spotřeby paliva, nadměrného opotřebení vozu, které má vliv na jeho zůstatkovou hodnotu i na náklady na servis. Stejně tak je nezbytné uvažovat o formě pořízení. Obecně je možné hovořit na jedné straně o pořízení vozidla nákupem do majetku nebo na úvěr, případně finanční leasing. A na straně druhé formou dlouhodobého nájmu, tedy na operativní leasing. „Důležitým kritériem pro rozhodnutí je způsob, jak má společnost nastavený proces správy vozového parku. Pokud má správu zajištěnou, a to nejen vlastní koordinaci provozu vozidel, ale i průběžnou optimalizaci dodavatelských podmínek, potom se může přiklonit k pořízení buď nákupem do majetku - v případě dostatku investičních prostředků, nebo přes úvěr či finanční leasing,“ říká Michal Krátký. Správu je v tomto případě možné zajistit jak interně, tak s využitím externího dodavatele. „Na straně druhé, operativní leasing budou volit společnosti, které chtějí maximum péče o vozový park a jeho financování svěřit jednomu externímu dodavateli. Operativní leasing má navíc tu výhodu, že jeho splátky nečerpají investiční rozpočet společnosti, ale jsou provozním nákladem,“ dodává. Další výhodou je, že operativní leasing je možné využít i na kratší dobu, než je současných 5 let, po které se vozidla odepisují – i toto mohou být důležitá kritéria pro volbu formy pořízení vozidel. Pokud bychom hovořili o rozdělení podle velikosti vozového parku, pak stále ve většině případů platí, že kromě firem se zkušenostmi ze zahraničí, se pro operativní leasing častěji rozhodují větší společnosti - i když to již není pravidlo.

Porovnání TCO v čase u jednotlivých variant pořízení je patrné z modelového příkladu v tabulce. Osmiletá hranice držení automobilu je zde uvedena pro ilustraci, aby bylo zřejmé, že se snižujícími se kapitálovými výdaji na vozidlo se TCO až tak výrazně nemění a to hlavně kvůli stoupajícím nákladům u jiných položek – především nákladům na servis.

Neméně důležitý je z pohledu TCO také přístup samotného řidiče - především styl jeho jízdy, který bezprostředně ovlivňuje spotřebu paliva, ale i opotřebení vozu včetně pneumatik. „V této oblasti je vhodné zavedení a především dodržování Car Policy, ve které je definován i správný přístup uživatelů k užívání vozidla, proces jejich školení, motivační opatření či kontrolní mechanizmy,“ uvádí Michal Krátký z poradenské společnosti AZ Mobility. Že společnosti v současnosti zcela logicky více hlídají spotřebu PHM, potvrzuje také Alžběta Kotolánová ze Škofinu. „Firmy reflektují nepříjemný nárůst cen PHM hlavně důslednější kontrolou provozních nákladů na jejich vozy. Porovnávají se průměrné spotřeby mezi jednotlivými uživateli s cílem uspořit. Další možností je instalace elektronické knihy jízd, která je nyní u nás ve větší míře poptávána,“ uvádí Kotolánová. Stejně tak je vhodný čas začít uvažovat o přechodu na alternativní paliva jako je například CNG nebo LPG.
U dalšího klíčového prvku TCO – dodavatelů servisních služeb, je důležité především dosažení optimálního poměru ceny a kvality služeb. Pro efektivní práci s TCO je klíčové i sledování a vyhodnocování informací, které s provozem vozidel přímo souvisí. K tomuto účelu je vhodné využití informačního systému, ve kterém se příslušná data shromažďují, a ze kterých je potom možné příslušný výstup získat. Důležitým parametrem je i určení vhodné doby na obměnu vozidla. Zásadním ukazatelem je počet najetých kilometrů, který ovlivňuje míru opotřebení vozidla a tedy náklady na servis. Není možné stanovit jednu hodnotu, každé vozidlo se chová jinak, rozdíly mohou být mezi naftovými i benzinovými verzemi, ale za maximální nájezd vhodný pro efektivní výměnu vozu je možné považovat 150 – 180 tis. km. Tomu v případě standardního "firemního" provozu odpovídá stáří 48 - 60 měsíců, kdy je již vozidlo plně odepsáno a nad doporučovanou hranicí 150 až 180 tis. km již může docházet k neúměrnému nárůstu servisních nákladů, kdy provozování takového vozidla není pro firmu ekonomicky efektivní.

Problematika TCO a obecně snaha o snižování nákladů je nejen u tuzemských firem na denním pořádku. Zvláště v dnešní době, kdy dochází k výraznému růstu za PHM. Proto je dobré mít všechny náklady jednotlivě vyčíslené a důsledně pod kontrolou.